Asiointi kirjaamossa

Asiointi Vaasan yliopiston kirjaamossa

Yhteystiedoissa on ilmoitettu postiosoite, käyntiosoite, puhelinnumero, faksinumero ja kirjaamon sähköpostiosoite.

Paperiasiakirjojen toimittaminen

Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä, yliopiston sisäisessä postissa tai lähettämällä ne postissa.

Asiakirjojen lähettäminen postitse on lähettäjän vastuulla.

Jos asiakirja on toimitettava kirjaamoon tietyssä määräajassa, on muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä kirjaamossa viimestään määräajan viimeisenä päivänä palveluaikaan klo 15.00 mennessä.

Asiakirjojen toimittaminen sähköisesti kirjaamoon

Asiakirjoja, myös hakemuksia, otetaan vastaan sähköpostina ja faksina. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset laissa.

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 2003/13

8 § Vastuu sähköisen viestin perillemenosta

Sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla.

Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä kirjaamoon siten, että asiakirja on yliopiston käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä määräajan kuluessa. Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos yliopistolla pystytään käsittelemään sitä teknisesti. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Vaasan yliopiston käytössä ei ole sähköisen allekirjoituksen tekniikkaa.

Jos yliopiston käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköisen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Sähköpostitse saapuneesta asiakirjasta lähetetään kirjaamosta hakemuksen tai muun asiakirjan saapumisesta kertova sähköpostiviesti ilman erillistä pyyntöä. Faksina tai muulla tavoin saapuneiden hakemusten saapumisesta ilmoitetaan vain erikseen pyydettäessä. Yliopiston sisäisessä asiakirjaliikenteessä ei ilmoiteta asiakirjojen saapumisesta ellei lähettäjä sitä erikseen pyydä.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Jos asiakirja halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa word-, rtf-, excel-, power point tai pdf-tallennusmuotoon. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja avautuisi kirjaamossa käytössä olevilla ohjelmilla.

Tietojen julkisuus

Yliopiston asiakirjat ja niiden tiedot ovat julkisia, elleivät ne ole salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 1999/621) perusteella. Tyypillinen esimerkki salassa pidettävästä asiakirjasta on sellainen, joka sisältää tietoja toisen henkilön terveydentilasta tai tutkimus- tai liikesalaisuuksista. Asiakirjojen julkisuus ratkaistaan asiakirjakohtaisesti. Tehdystä ratkaisusta voi valittaa.

Julkisuulaki 1999/621

Kirjaamoon saapuvat asiakirjat rekisteröidään asianhallintajärjestelmään. Yksittäisiä käsiteltäviä asioita tai asiakirjoja voi tiedustella kirjaamosta puhelimitse, sähköpostilla tai käymällä kirjaamossa osoitteessa Konttori, Puuvillakuja 8, 1. kerros.

Päivitetty 28.11.2012 - Verkkotoimitus
Login