Tiimibudjetointityökalu

Julkaistu 17.05.2017.

Verkkosovellus projektien budjetointiin ja työntekijäresurssien allokointiin

Projektien taloushallinto ja erityisesti työntekijäresurssien allokointi eri projekteille on haastavaa varsinkin, mikäli toiminta perustuu täysin projektirahoitukseen, projekteja ja henkilöitä on paljon ja moni työskentelee useassa projektissa samanaikaisesti. Projektirahoitus tulee käyttää täysimääräisesti, mutta samaan aikaan on huolehdittava siitä, etteivät projektit tuota alijäämää. Työntekijöiden ajankäyttö tulee suunnitella siten, että projekteissa saadaan tehtyä tarvittavat toimenpiteet ja projektirahoitus riittää kattamaan kaikkien työntekijöiden palkkatarpeen ilman taukoja. Hankkeiden muitakin kustannuksia on pystyttävä seuraamaan ja budjetoimaan jatkuvasti.

Tiimibudjetti.jpg

Vaasan yliopiston Levón-instituutti toimii pääasiassa yliopiston ulkopuolisella rahoituksella. Levón-instituutissa on vastuuyksiköitä, joiden tasolla toiminnan taloutta ja esimerkiksi palkanmaksukykyä tarkastellaan. Yllä mainittuihin haasteisiin vastaamiseksi ns. tiimibudjetointia on tehty jo kymmenisen vuotta. Tämä on tapahtunut instituutissa kehitetyn excel-pohjaisen työkalun avustuksella. Excel-työkalu voidaan ohjelmoida laskemaan kaikki tarvittavat tiedot, mutta käytännössä sen käyttö on melko hankalaa ja kankeaa: tietoa on vaikea päivittää (uusien hankkeiden tai työntekijöiden lisäys) eikä usean käyttäjän samanaikainen työkalun käyttö ole mahdollista. Jokaisen projektin spesifikaatiot ovat erilaiset, mikä vaatii valtavasti käsityötä, kun jokaiselle projektille tehdään yksilölliset kaavat. Lisäksi aina vuoden vaihtuessa työkalu jouduttiin käytännössä rakentamaan uudelleen.

”Tiimibudjetointityökalu” – hanke alkoi vuonna 2015. Hankkeen ideana on suunnitella ja toteuttaa verkkosovellus, joka korvaa aiemmin käytetyn Excel-työkalun ja keskittää kaiken tiedon verkkopalvelimelle. Tämä tiimibudjettityökalu tarjoaa mahdollisuuden ”rakentaa palapeli”, jossa ovat mukana kaikki yksikön työntekijät ja projektit, jolloin yksikköä voidaan tarkastella kokonaisuutena. Työkalu tarjoaa näkymän, josta havaitaan helposti esimerkiksi työntekijöiden mahdolliset palkkavajaukset, joihin pystytään siten reagoimaan allokoimalla työntekijäresursseja projekteille toisella tavalla. Työkalu osaa budjetoida kunkin työntekijän kulut projekteille täsmällisesti; huomioiden juuri kyseisen henkilön palkan sekä yksilölliset henkilösivukulut ja lomapalkkakulut. Tiimibudjettityökalu taipuu myös huomioimaan kunkin projektin yksilölliset kertoimet ym.

Suunnitteluvaiheessa otettiin huomioon myös mahdolliset rajapinnat, kuten SAP, joiden kautta informaatiota saadaan mahdollisesti automatisoitua tulevaisuudessa. Verkkosovellukseen ohjelmoitiin myös mahdollisuus käyttää REST-rajapintaa.

Verkkosovellus on tällä hetkellä testattavana Levón-instituutissa ja alustavat kokemukset ovat olleet erittäin positiivisia. Verkkosovelluksen kehittäminen jatkuu vuonna 2017, jolloin työkalu on tarkoitus saada valmiiksi.

Verkkosovellusta on ollut suunnittelemassa Levón-instituutin kehittämispäällikkö Merja Pakkanen sekä projektipäällikkö Harri Lehtinen. Ohjelmoinnista on vastannut Harri Lehtinen. Hankkeen on rahoittanut Vaasan yliopisto.

Yhteyshenkilöt: Merja PakkanenHarri Lehtinen

 

Logo_Vaasan_yliopisto.png

Takaisin

Päivitetty 17.05.2017 - Verkkotoimitus
Login