Hyvä virkakielitaito kuuluu kaikille

Julkaistu 15.03.2017.

Vaasan yliopistossa on opetettu hallintotieteilijöille hyvän virkakielen perusteita syksystä 2014. Hyvä virkakielitaito kuuluu kaikille, ja siksi virkakielikurssi on kaikille tutkinto-opiskelijoille avoin kahden opintopisteen julkisoikeuden verkkokurssi, ainoa laatuaan suomalaisissa yliopistoissa.

Syksyllä 2014 julkisoikeuden oppiaineessa tartuttiin rivakasti Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa ja Kotimaisten kielten keskuksen virkakielikampanjassa yliopistoille esitettyyn haasteeseen. Haaste koski äidinkielen ja substanssialojen opetuksen yhteistyön tiivistämistä, jolla parannetaan korkeakoulujen mahdollisuuksia huolehtia opiskelijoiden valmiudesta tuottaa ymmärrettävää kieltä. Ensimmäinen virkakielikurssi olikin yhdistetty samanaikaiseen suomen kielen kirjallisen viestinnän kurssiin, mutta kokeilusta luovuttiin kielten harjoituskursseihin liittyvän osallistujakarsinnan vuoksi. Nykyään virkakielikurssi on kaikille tutkinto-opiskelijoille avoin ja osallistujia on vuosittain yli 30.

Julkisoikeuden näkökulmasta virkakielitaitoa voi lähestyä tällaisella jaottelulla: 1) virkakielen tunnistaminen ja määrittely, 2) lomakkeiden, ohjeiden ja neuvonnan merkityksen ja sudenkuoppien tuntemus sekä 3) hyvän, perustellun päätöksen kirjoittaminen. Monia muitakin virkakielen kiemuroita pystytään käsittelemään näiden teemojen puitteissa: julkishallinnon nimistöä, erikoisalojen terminologiaa, tekstin rakennetta. Ymmärrettävyys painottuu harjoituksissa selvästi oikeakielisyyttä enemmän, sillä se aiheuttaa hallinnon asiakkaan näkökulmasta paljon vakavampia ongelmia. Kielenhuoltokysymyksiin opiskelijat perehtyvät Kotuksen hienon virkakielisivuston avulla.

Tällä hetkellä olen kehittämässä kurssista itseopiskeluversiota, joka tulee verkkoharjoituskurssin rinnalle vaihtoehtoiseksi suoritustavaksi. Tällä voidaan vastata jatkuvasti kasvavaan digitaalisen, ajasta ja paikasta riippumattoman opetuksen kysyntään, vaikka virkakielitaidon kehittämisessä itseopiskelu ei olekaan ihanteellisin oppimismenetelmä. Siinä joudutaan sivuuttamaan sekä opiskelijan ja opettajan välinen että opiskelijoiden keskinäinen vuorovaikutus, jolloin oppiminen saattaa jäädä pintapuoliseksi. Suppeakin virkakielikurssi on kuitenkin parempi kuin ei mitään, ja onneksi pystyn suunnittelemaan itseopiskelukurssia aiemmista toteutuksista keräämieni osallistujakokemusten pohjalta. Esittelen tässä muutaman näistä virkakielikurssilaisten ajatuksista, ja toivon tämän kirjoituksen tuottavan lukijoilta lisää ideoita virkakielen opetuksen tulevista suuntaviivoista.

”Ei se Kelan virkailija mitään virkakieltä onneksi puhunut vaan ihan normaalisti”

Virkakielitaidon kehittäminen alkaa kysymyksestä: ”Mitä se virkakieli oikein on?” Moni opiskelija ajattelee aluksi, että nyt ollaan opettelemassa jotakin erityistä kieltä, jolla asiat esitetään ”virallisesti”, toisin sanoen yleiskieltä vaikeammin. Virkakieltä kuitenkin käyttävät kaikki julkishallinnossa työskentelevät työtehtävissään, joten se on usein myös puhuttua ja sitä käyttävät esimerkiksi opettajat, hoitajat ja poliisit. Virkakieli ei saa olla vaikeaa vaan sen oltava hallintolain 9 §:n mukaisesti asiallista, selkeää ja ymmärrettävää. Tämä pitää arvioida tapauskohtaisesti vastaanottajan näkökulmasta, joten virkakielen kirjo on tosiasiassa valtava. Kirjoitettu virkakieli sisältää enemmän termejä kun henkilökohtaisten keskustelujen kieli, koska sen on oltava ymmärrettävää myös asiayhteydestään irrotettuna ja kenen tahansa lukemana. Tämä ero käy hauskasti ilmi television poliisiohjelmista, joissa konstaapelit puhuttelevat ensin asiakkaita ja kertovat sitten tapahtumien kulun kameralle raporteissa ja kuulustelupöytäkirjoissa käytettävällä kielellä. Asiakkaille puhuttu kieli on arkisempaa, koska sen selkeyden ja ymmärrettävyyden mittapuuna on asiakkaan vastaanottokyky. Kumpikin ilmaisutapa edustaa virkakieltä ja kumpaakin poliisien on virka-asemansa velvoittamana käytettävä asiallisesti, loukkaamatta tai väheksymättä ketään.

Hyvä virkakieli on myös perusoikeuksien toteutumisen edellytys, vaikkei sitä perustuslaissa mainitakaan. Ihminen ei voi esimerkiksi osallistua yhteisistä asioista päättämiseen, saada riittävää toimeentuloa tai valita vapaasti asuinpaikkaansa, jos hän ei ymmärrä, millä tavalla julkinen valta on nämä oikeudet turvannut ja millaisilla palveluilla tai etuuksilla niitä toteutetaan. Oikeusturvan toteutuminen yksilön omassa asiassa on myös riippuvainen siitä, että hän on saanut ymmärrettävän, perustellun päätöksen ja asianmukaista neuvontaa.

”Sähköinen asiointi palvelee kaikkia, kun jonot lyhenevät myös palvelupisteissä”

Lomakkeita ja ohjeita käsiteltäessä näkökulma laajenee virkakielen sisällöstä sen tavoitteisiin ja vaikutuksiin. Ensilukemalla ymmärrettävä lomake vähentää neuvontatarpeita ja selvityspyyntöjä – toisin sanoen säästää rahaa ja nopeuttaa asian käsittelyä. Pienet ja harvoin toistuvat asiat hoituvat tehokkaimmin kokonaan ilman lomakkeita, esimerkiksi puhelinsoitolla tai sähköpostitse, kuten Hallinnon tutkijakin on huomannut. Hallintotieteiden opiskelijat eivät heti innostu lomakkeiden poistamisesta, koska selvittämisvelvollisuus velvoittaa viranomaista hankkimaan kaikki tarpeelliset tiedot ja ilman lomaketta tämä voi olla vaikeaa. Toisaalta lomake saattaa myös sivuuttaa oleellisia tietoja, joita on vaikea kuvailla lyhyesti. Osaisitko esimerkiksi selittää lomakkeessa yhdellä lauseella, miksi iäkäs äitisi kokee itsensä niin yksinäiseksi, että hänelle olisi järjestettävä paikka vanhusten päiväkeskuksessa?

Sähköiseen asiointiin tottuneet nuoret näkevät erilaisissa verkkopalveluissa paljon hyviä puolia omasta näkökulmastaan, mutta myös niiden kannalta, jotka haluavat asioida paperilomakkeilla ja saada henkilökohtaista palvelua. Sähköinen asiointi säästää aikaa ja vaivaa niiltä, jotka pystyvät sitä käyttämään, ja lyhentää samalla jonoja palvelupisteissä. Kelan sähköiset asiointipalvelut chat-neuvojineen saavat virkakielikurssilaisilta kiitosta, samoin yksinkertaisuudessaan ylivertainen passihakemus verkossa. Kuntien sähköinen asiointi sen sijaan on laadultaan kovin vaihtelevaa ja hyvät käytännöt yleistyvät hitaasti. Liian usein sähköinen asiointi keskeytyy yllättäen, kun hakemuslomake, jokin sen liitteistä tai esimerkiksi myönnetyn palvelun vastaanottoilmoitus on postitettava paperisena.

”Mitä tarkoittaa, että asia on loppuunkäsitelty?”

Päätösten kirjoittaminen on virkakielikurssin vaikein osuus ja opettajalle ikuinen murheenkryyni, koska tätä on vaikea harjoitella ilman kokemusta hallintotyöstä. Olemme kokeilleet itse vastaanottamiemme päätösten korjailua, kanteluratkaisun kirjoittamista, kunnallishallinnon päätösten selkeyttämistä ja erilaisten päätöstyyppien vertailua. Parhaiten toimii omaan työhön liittyvien tekstien muokkaaminen, mutta se on mahdollista vain opiskelijoille, jotka ovat jo julkishallinnossa töissä.

Viime syksyn kurssilla osallistujat pohtivat, miksi Espoon kaupunginhallituksen päätöksiä ei voitu kirjoittaa sellaisella ”selkosuomella”, jolla hallituksen jäsen ne tiivisti Facebookissa julkaistussa videossaan. Yritimme kirjoittaa parempia päätöksiä valtuustoaloitteiden käsittelystä, mutta niitä oli hyvin vaikea muuttaa selvemmiksi tai ainakaan lyhyemmiksi. Kaupunginhallituksen ei voida sanoa päättävän kiireettömän hoidon järjestämisestä paperittomille lapsille ja raskaana oleville naisille, jos päätettävänä on tosiasiassa se, että ehdotetaan kaupunginvaltuustolle hoitoa koskevaan valtuustoaloitteeseen vastaamista lautakunnassa hyväksytyllä selostusosalla ja aloitteen käsittelyn lopettamista. Valtuustoaloitteiden kohdalla päätös itse asiasta on todella vain se, että asia on loppuunkäsitelty. Vastaukseen liittyvässä selostusosassa on kuitenkin kunnan tulevaa päätöksentekoa sitovia kirjauksia, ja nämä tulisi esittää sellaisessa muodossa ja sellaisessa kohdassa tekstiä, että pöytäkirjan lukija ne ymmärtää. Päätöksen sisältö voidaan esittää johdonmukaisemmassa järjestyksessä ja päätöksestä seuraavat toimenpiteet voidaan esittää tiivistetysti erikseen. Toisin kuin hyvä lomake, hyvä päätös ei yleensä olekaan lyhyt vaan kattava ja johdonmukaisesti etenevä.

”Virkakielikurssin pitäisi olla pakollisena osana perusopintoja.”

Tässä kirjoituksessa olen esittänyt kurkistuksen aiheisiin, joita virkakielikurssilla on viime vuosina pohdittu. Otan ilomielin vastaan muita näkökulmia ja kehittämisehdotuksia, jotka auttavat tulevien julkishallinnon moniosaajien virkakielitaidon kehittämisessä. Kuulisin mielelläni myös kokemuksia Moodlen käytöstä itseopiskelualustana minkä tahansa aiheen opiskelussa. Lopuksi esitän vielä lämpimät kiitokset virkakielenhuollon uranuurtajalle, erityisasiantuntija Ulla Tiililälle sekä hänen kollegoilleen Kotuksessa, joiden tärkeän työn innoittamana virkakielikurssi on syntynyt.

Laura Perttola

julkisoikeuden tohtorikoulutettava

Blogin kirjoittaja on virkakielikurssin opettaja. Hän on valmistunut ensin filosofian maisteriksi pääaineenaan suomen kieli ja myöhemmin hallintotieteiden maisteriksi pääaineena julkisoikeus. Virkakielikurssilla nämä kaksi alaa kohtaavat, ja erinomaista harjoitusmateriaalia kurssille tarjoaa opettajan väitöskirjan tutkimusaihe: vanhusten pitkäaikaishoivaa koskeva päätöksenteko.

Kommentit:

Virkakielikurssi tulee tarpeeseen

Kirjoittanut Tommi Lehtonen 16.03.2017 20:31:29

Hei Laura! Tartut tärkeään aiheeseen. Kiitos paljon! Vilkaisin tuota hakemusta päiväkeskukseen. Päiväkeskuspaikan tarpeen perustelemisesta tekee hikistä hommaa myös se, että perustelupyyntöä ennen todetaan paikan olevan määräaikainen. Moni täyttäjä jää varmaan pohtimaan, pitäisikö paikan määräaikaisuus ottaa perusteluissa erityisesti huomioon.

Lomakkeissa kysyjällä on valta

Kirjoittanut Laura Perttola 17.03.2017 11:42:34

Kiitos Tommi! Sosiaalipalveluja ja -etuuksia koskevat lomakkeet on usein tehty täysin viranomaisnäkökulmasta, ja ne toimisivatkin parhaiten viranomaisen itse täyttäminä. Tuolla samalla lomakkeella on ns. päivittäistoiminnoista kysyttäessä vastausvaihtoehtoina "selviän itse/tarvitsen apua" ja kohdassa "Psyyke/käytös" vaihtoehdot "tasapainoinen/sekava/karkailua/masentunut". Kenen äänen lomakkeella olisi tarkoitus kuulua? Kaikkeahan ei voi eikä pidäkään kysyä lomakkeilla. Olisi kiinnostavaa tutkia, miten "management by lomake" näyttäytyy sosiaalihuollon asiakkaiden kokemana!

Kommentoi:

Tämä on Captcha-kuva (http://en.wikipedia.org/wiki/Captcha). Sen näyttämiseen tarvitaan graafinen selain.
Tämä on Captcha. Sinun täytyy syöttää kuvassa näkyvät merkit ottaen isot ja pienet kirjaimet huomioon.
*Pakollinen kenttä

Takaisin

Päivitetty 15.03.2017 - Verkkotoimitus
Login